Właściciele firm, w których wykorzystuje się programy księgowe nad wyraz często pozostają w błogim przeświadczeniu, że dzięki profesjonalnemu oprogramowaniu ich finanse są bezpieczne. Nic bardziej mylnego.

Niewłaściwe użytkowanie programów wykorzystywanych w księgowości otwiera furtkę dla defraudacji pieniędzy. Jak przestrzegają biegli rewidenci – źle zorganizowana administracja i niestosowanie właściwych zabezpieczeń zdecydowanie ułatwiają dopuszczanie się przestępstwa księgowego.

Do najczęściej spotykanych błędów (lub celowych działań…) należy księgowanie w buforach, które możliwe jest w części programów. Tego typu czynności wykorzystywane są normalnie do próbnego księgowania, czyli zanim zapisy księgowe trafią do ksiąg rachunkowych. Jednak zdarza się, że nawet w ciągu całego roku dokumenty są zapisywane w taki sposób – czyli, już po zamknięciu rozliczeń na dany miesiąc jest możliwe dokonywanie zmian w zapisach. Może to zostać wykorzystane przez nieuczciwego pracownika.

Tymczasem wszystkie programy finansowo – księgowe dysponują funkcją zamknięcia miesiąca, czy roku obrachunkowego – jak tego wymaga ustawodawca.

Zadziwiająca jest zatem rezolutność tak wielu zarządów firm w tym względzie, które nie dbają o dopilnowanie tej sprawy. A tak stosunkowo niewiele potrzeba, by zapobiec nieprawidłowościom…

W sytuacji, kiedy z programem księgowym współdziałają inne w danej firmie, powinno się wprowadzić zabezpieczenia, które nadadzą identyfikator każdej osobie, która wprowadza jakiekolwiek zapisy w księgach rachunkowych. Należałoby także wykluczyć możliwość nanoszenia zmian w księgach poprzez pochodzących z innych działów pracowników. I, co nie mniej ważne: pracownicy powinni być świadomi konieczności zachowania swoich haseł w tajemnicy. W przypadku, gdy są one znane współpracownikom, niezwykle trudno jest ustalić, kto wprowadził bezprawne zmiany, albo podejrzenie padnie na zgoła niewinną osobę.

Biegli rewidenci znają dziesiątki przykładów spotykanych w swej działalności, kiedy na pozór wzorowi pracownicy tak umiejętnie modyfikują rozliczenia z kontrahentami przedsiębiorstwa, że wyprowadzają z firmy pieniądze latami, nim ich działania zostaną wykryte. Nieraz dopiero przypadek sprawia, że ich machinacje wychodzą na światło dzienne. Dr Jolanta Wiśniewska, biegły rewident opiniujący w sądzie sprawy tego typu, wspomina sytuację, kiedy księgowa zdefraudowała ponad 200 tysięcy złotych utrzymując salda kont w idealnym porządku, a do modyfikowania rozliczeń z dostawcami wykorzystując właśnie buforowanie. Jak wielu innych ekspertów, dr Wiśniewska podkreśla, że podstawowym sposobem na uniknięcie defraudacji jest zamykanie okresów obrachunkowych.