W wielu zakładach pracownikom przysługuje ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Od takiego świadczenia nie odprowadza się podatku dochodowego od osób fizycznych. Przeważnie.

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy na danym stanowisku bez wymaganego przy nim obuwia i odzieży. Jednocześnie musi zapewnić konserwację i pranie odzieży, a w wymagających tego wypadkach także jej odpylenie lub odkażenie. Jeśli nie jest w stanie tego zapewnić, wówczas wypłaca ekwiwalent w stosownej wysokości, zależnie od czynności, jakie należy wykonać, by zapewnić utrzymanie odzieży w dobrym stanie.

Wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej obliczane jest między innymi na podstawie cen rynkowych za usługi pralnicze. Obejmuje on koszty środka piorącego, zużytej energii i wody oraz czasu poświęconego przez pracownika na pranie i konserwację odzieży. Wypłacany pracownikowi ekwiwalent zaliczany jest co prawda do przychodu ze stosunku pracy (art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PDOF), jednak z tego faktu nie wynika automatycznie, by należało go opodatkować. Jak mówi bowiem art. 21 ust. 1 tej samej ustawy – świadczenia rzeczowe (i ekwiwalenty za nie), które przysługują zgodnie z przepisami BHP są zwolnione z opodatkowania, o ile reguły ich przyznawania są konsekwencją:

• Odrębnych ustaw
• Wydanych w oparciu o te ustawy przepisów wykonawczych

Dział dziesiąty Kodeksu Pracy – „Bezpieczeństwo i higiena Pracy” zawiera przepisy zmuszające pracodawcę do nieodpłatnego zaopatrzenia pracownika w obuwie robocze i odzież spełniające wymagania Polskich Norm. Dotyczy to takich przypadków, gdy:

• Jego własna odzież podczas pracy mogłaby zostać zabrudzona lub zniszczona
• Wymagają tego stosowane w zakładzie procesy technologiczne, sanitarne bądź przepisy BHP (art. 237 &1 KP)

Jeżeli pracodawca wypłaca pracownikowi ekwiwalent w wysokości adekwatnej do faktycznie  poniesionych kosztów, jego kwota będzie zwolniona z podatku (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF). W sytuacji jednak, kiedy rozmija się ona z rzeczywistością (jest zbyt wysoki), konieczne jest jego opodatkowanie (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 10 października 2012 r., nr IPPB4/415-574/12-4/JK).