Przedsiębiorca dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, jak również rolników rozliczających się ryczałtem, jest zobligowany do ewidencjonowania swoich przychodów przy wykorzystaniu kasy rejestrującej. W pewnych okolicznościacj może jednak zostać zwolniony z tego obowiązku.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. 2012, poz. 1382) przewiduje zwolnienie podmiotowe dotyczące:

• przedsiębiorców, u których kwota realizowanych obrotów na rzecz osób prywatnych ( osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) oraz rolników ryczałtowych nie była wyższa niż 20 tysięcy złotych w poprzednim roku podatkowym
• przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku podatkowym dopiero rozpoczynali działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży towarów, lub świadczeniu usług dla osób prywatnych i rolników ryczałtowych, o ile wysokość obrotów z tej działalności nie przekroczyła proporcjonalnej części z 20 tysięcy złotych przypadającej na część roku, w której prowadzona była działalność.

Oprócz zwolnienia podmiotowego, możliwe jest także uzyskanie zwolnienia przedmiotowego, na przykład:

• zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania dotyczące dostawy towarów drogą wysyłkową, jak też świadczenie usług opłacanych całkowicie za pośrednictwem banku, SKOKu, czy poczty – jak wynika z załącznika do rozporzadzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania. Zwolnienie to może być zastosowane także w wypadku, gdy przedsiębiorca utraciwszy prawo do zwolnienia kupił i zainstalował kasę fiskalną, a potem rozpoczął ewidencjonowanie sprzedaży w systemie wysyłkowym, bądź świadczenie usług opłaconych całkowicie za pośrednictwem banku, SKOKu, lub poczty.

Decyzja o rejestrowaniu przychodów przy użyciu kasy fiskalnej nie jest nieodwracalna. Podatnik może zrezygnować z kasy, o ile wypełni wcześniej narzucone przez przepisy obowiązki związane z zakończeniem pracy kasy fikalnej (rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących – Dz. U. 2013, poz. 363). Przepisy wskazują bowiem na obowiązek ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej konkretnego typu sprzedaży, a nie samego posiadania kasy. Jednak pomysł całkowitego zrezygnowania z urządzenia fiskalnego nie jest najlepszy, ponieważ nawet incydentalne zdarzenie, jakim jest jednorazowe otrzymanie płatności gotówką, czy zbycie towaru, który obejmuje bezwzględny obowiązek ewidencjonowania skutkuje koniecznością zaewidencjonowania go przy wykorzystaniu kasy fiskalnej. Jeżeli podatnik nie wywiąże się z tego obowiązku ze względu na brak kasy fiskalnej, musi się liczyć z pociągnięciem go do odpowiedzialności karnej skarbowej. Poza tym , jeżeli podatnik zechciałby pozbyć się kasy fiskalnej przed upływem trzech lat od daty jej zakupu i fiskalizacji, traci prawo do ulgi na jej zakup, a otrzymaną z tego tytułu kwotę, musi zwrócić.