Firma rozliczy wydatki ponoszone w związku z przekazaniem nieodpłatnie nośników pamięci opatrzonych jej logotypem zależnie od intencji, które nią kierowały przy ich rozdysponowaniu.

Przedsiębiorcy niejednokrotnie przekazują prezenty nie tylko kontrahentom, ale i osobom trzecim. Niekiedy bywa problem z rozliczeniem wydatków ponoszonych w takich okolicznościach. Przykładowo przekazanie pendrivów dla uczniów zaprzyjaźnionej szkoły może być kwalifikowane w dwójnasób, a wszystko zależy od tego, jakie intencje kierowały firmą przy przekazywaniu tych gadżetów.

Jeśli na przykład firma miała zamysł tylko i wyłącznie dokonania darowizny, czyli upominku dla uczniów, wówczas wydatki poniesione w związku z zakupem i przekazaniem nośników pamięci zaliczy do Pozostałych kosztów operacyjnych. Jeżeli przy tym przedsiębiorstwo uprawnione jest do odliczania VAT (zgodnie z art. 7, ust. 2 ustawy o VAT [Dz. U. 2011, nr 177, poz. 1054 ze zm.], to musi odprowadzić należny podatek.

Natomiast, gdy pendrivy opatrzone firmowym logo  trafiły do uczniów i ich rodziców, ażeby rozprowadzić informacje na temat przedsiębiorstwa, to koszty ich przekazania (i opatrzenia firmowym oznakowaniem) zaliczyć należy do nakładów na reklamę – jako koszty Usług obcych, bądź wśród Pozostałych kosztów rodzajowych.

Przekazania nośników pamięci nie można natomiast ująć jako koszty reprezentacji, ponieważ nie można go uznać za znamiona okazałości, czy wystawności, ani nie służy ono kreowaniu wizerunku przedsiębiorstwa.

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna listopad 2014, nr 222 (3863).