Arkusz spisowy jest dokumentem księgowym potwierdzającym prawidłowość prowadzonej inwentaryzacji. Musi on być w należyty sposób wypełniony i podpisany przez uprawnione do tego osoby.

Prawidłowo skonstruowany arkusz spisowy powinien zawierać kilka znormalizowanych rubryk, których obecność jest niezbędna. Wśród nich najistotniejsze są: nazwa i numer seryjny arkusza – co ma uniemożliwić jego podmianę; nazwa jednostki dokonującej spisu (wystarczy odciśnięcie pieczątki); data wykonania spisu z natury (zarówno rozpoczęcia, jak i zakończenia); numerowane pozycje na arkuszu; sprecyzowane i niebudzące wątpliwości nazwy składników majątku, ich symbole inwentaryzacyjne, lub inne, a ułatwiające spis; stosowane jednostki miary; ilość składnika ustalona w czasie spisu; jednostkowa cena każdego ze składników; wyliczona wartość każdego ze składników (ilość x cena jednostkowa)  oraz, co nie mniej ważne- podpisy zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej, która była obecna przy spisie.

Przedsiębiorstwo/instytucja dokonujące spisu z natury może używać druków arkuszy spisowych dostępnych w punktach sprzedaży, jak i na stronach internetowych. Może także samodzielnie opracować własny wzór arkusza zgodnie z przedstawionymi wytycznymi. Niezależnie jednak od pochodzenia arkusza, z chwilą jego wypełnienia staje się on drukiem ścisłego zarachowania i niedopuszczalne są jego wymiany. Musi być więc wypełniony czytelnie, a ewentualne poprawki powinny być wykonywane zgodnie z zaleceniami art. 22, ust. 3 ustawy o rachunkowości (Dz. U. 1994, nr 121, poz. 591 ze zmianami). Należy przez to rozumieć, że błędne informacje powinny zostać skreślone w taki sposób, aby nadal były czytelne, a obok powinny znaleźć się dane prawidłowe oraz data i podpis osoby upoważnionej do dokonania zmiany.

Mimo włożonych starań zdarzają  się podczas inwentaryzacji nieprawidłowości – na przykład nieuwzględnienie jakiś składników, bądź odwrotnie – policzenie czegoś wielokrotnie. Aby uniknąć tego typu sytuacji dobrze jest oznaczać w uzgodniony sposób składniki już zinwentaryzowane, albo przenosić je do odrębnego pomieszczenia. Jeśli to możliwe, należy zrezygnować z obrotu składnikami majątku podlegającymi inwentaryzacji.

W przypadku zapasów występujących w oryginalnych opakowaniach zbiorczych dopuszczalne jest sprawdzenie ilości danego  artykułu w jakimś losowo wybranym, oryginalnie zapieczętowanym opakowaniu, porównanie liczby z informacją na etykiecie, a w razie stwierdzenia zgodności – pomnożenie ilości opakowań przez ilość podaną na opakowaniu i wpisanie uzyskanej wartości do arkusza.

W stosunku do materiałów wrażliwych na zawilgocenie, bądź wysychanie – ilość należy ustalić w przeliczeniu na wilgotność standardową konkretnego asortymentu.

Przy inwentaryzacji materiałów drobnych zlicza się konkretną ich ilość  – np.: 100 sztuk, waży, przelicza wagę jednej sztuki, waży cały zapas, a następnie wylicza ilość wszystkich sztuk.

Jeśli spisowi podlegają materiały płynne, bądź sypkie,  zgromadzone w dużych ilościach (w silosach, lub na hałdach) stosuje się miary wstępne. W odniesieniu do drewna przelicza się jego ilość z tzw. metra przestrzennego na metr kwadratowy, w przypadku różnokształtnych i posiadających różne przekroje wyrobów stalowych przelicza się je z kolei na metr  przeliczeniowy.

W zależności od rodzaju spisywanych składników bywa, że konieczne jest podanie posiadanych przez nie właściwości takich, jak ciężar właściwy, wilgotność, bądź stężenie.

Kiedy nie da się zważyć, zmierzyć, lub przeliczyć jakiegoś składnika – przykładowo miału wysypanego na placu składowym, trzeba oszacować jego ilość w oparciu o przybliżone  obmiary i stosowanie wzorów na objętość brył geometrycznych oraz ciężaru właściwego danego składnika. Tym sposobem oprócz węgla sprawdza się ilość zbóż, czy materiałów budowlanych.

Naturalne podczas takich obliczeń  jest występowanie pewnych nieścisłości. Jeśli są one niewielkie – przyjmuje się uzyskany wynik za prawidłowy, gdy różnice są ewidentne, przeliczenia należy wykonać na nowo.

Po zakończonym spisie, osoby w nim uczestniczące muszą podpisać się na arkuszu spisowym. Ważne, aby w skład zespołu spisowego wchodziły starannie dobrane osoby. Musi je cechować rzetelność i dokładność. Co najmniej 2 spośród nich powinny mieć doświadczenie w przeprowadzaniu inwentaryzacji.