Jeżeli przedsiębiorstwo ze względu na niedbalstwo nie posiada dokumentacji płacowej będącej potwierdzeniem na okoliczność wykonywania pracy przez pracownika w godzinach nadliczbowych, musi udowodnić, że przedstawione w związku z tym dowody (zapiski pracownika, zeznania świadków) są niezgodne z prawdą. Kiedy nie jest w stanie tego dokonać – musi zapłacić za nadgodziny.

Praca w godzinach nadliczbowych, to praca, która pracownik wykonuje ponad obowiązującymi go normami czasu pracy oraz ponad przedłużony dobowy wymiar czas pracy mający zastosowanie w systemie i rozkładzie czasu pracy przewidzianym dla danego pracownika.

Wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalne w następujących wypadkach:

• istnieje konieczność przeprowadzenia akcji ratunkowej, aby chronić życie lub zdrowie ludzkie, mienie, albo środowisko, lub też trzeba usunąć awarię
• zaistnieją szczególne potrzeby pracodawcy.

Dotychczasowa tendencja wśród wyroków sądów administracyjnych pozwala na wykorzystanie prywatnych zapisków pracownika w związku z czynnościami mającymi na celu udowodnienie, iż pracodawca w sposób  nierzetelny wywiązuje się z obowiązku zapłaty należnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Przykładowo – orzeczenie Najwyższego Sądu Administracyjnego (sygn. akt. I PK 112/2007) pozwala przyjąć, iż jeśli przedsiębiorca nie wypłaca wynagrodzenia za nadgodziny i nie uznaje za prawdziwy dowodu prywatnego przedstawionego przez stronę procesu (pracownika dopominającego się zapłaty za pracę w nadgodzinach), to spoczywa na nim ciężar udowodnienia, że roszczenia pracownika są niesłuszne.