Nowelizacja ordynacji podatkowej, która ma wejść w życie w 2014 roku, przewiduje zmiany przepisów regulujących  procedury związane z tłumaczeniem dokumentów podatkowych. Odtąd już na żądanie urzędu podatkowego podatnik będzie zobowiązany do przygotowania tłumaczenia na polski dokumentów sporządzonych w innym języku.

Do tej pory uprawnienia związane z wymaganiem przetłumaczenia miały tylko organy kontroli podatkowej. Teraz zyskają taką możliwość także organy podatkowe niższej instancji. W związku z tym w razie zaistnienia takiej potrzeby będą mogły zwrócić się o przetłumaczenie składanych dokumentów. Odpowiedzialność za tłumaczenie (i koszty z nim związane) spada na podatnika, płatnika, następcę prawnego, bądź inną osobę trzecią.

Wprowadzona zmiana nie powinna być odbierana jako uprzykrzanie życia podatnikom, lecz raczej jako stworzenie możliwości skrócenia czynności proceduralnych – nie będzie już konieczne odsyłanie spraw do organów kontroli podatkowej, skoro zlecić tłumaczenie będzie mógł już urząd skarbowy. Oszczędność czasu okaże się w tym przypadku ewidentna.

Jakie dokumenty mogą wymagać tłumaczenia? Zarówno te składane przez strony, jak i przedkładane na żądanie organu podatkowego. Przeważnie sytuacje takie występują w odniesieniu do przedsiębiorstw wchodzących na zagraniczny rynek, albo zagranicznych na polski, importerów, lub eksporterów, firm współpracujących z zagranicznymi inwestorami, jak też będących członkami międzynarodowych grup kapitałowych, bądź konsorcjów.

Do poprawnego wykonania tłumaczenia prowadzą dwie drogi:

1. Za pośrednictwem biura rachunkowego
2. Bezpośrednio w biurze tłumaczeń.

Pośrednictwo biura rachunkowego wydłuża czas realizacji ze względu na obecność pośrednika, zwiększa też  koszty – dochodzi kolejna marża. Ważne także, aby na początku ustalić zakres odpowiedzialności biura – czy ma tylko zająć się zleceniem tłumaczenia, czy brać odpowiedzialność za jego poprawne wykonanie.

W przypadku bezpośredniej współpracy z agencją translatorską pojawia się możliwość użycia uzyskanego tłumaczenia także później, w innych celach. Zdecydowanie też czas oczekiwania na realizację zlecenia będzie krótszy.

Przy tłumaczeniu dokumentów podatkowych należy się trzymać określonych norm, aby było ono zgodne z wymaganiami organu podatkowego. Bardzo ważna jest zatem jego zbieżność z poprzednimi dokumentami wykorzystywanymi w firmie – chodzi o jednolite nazewnictwo produktów, stanowisk, działów przedsiębiorstwa. Można w tym celu wraz z dokumentem do tłumaczenia dostarczyć również takie istniejące już dokumenty w języku polskim.

Istotne znaczenie ma również aktualna wiedza tłumacza odnośnie terminologii obowiązującej zgodnie z bieżącymi przepisami. Niedopuszczalne jest tłumaczenie dosłowne.

W procesie tłumaczenia należy zwracać uwagę też na podawanie pełnego nazewnictwa, jak i na poprawność danych liczbowych takich, jak:

• kwoty
• dane identyfikacyjne: NIP, REGON, KRS, PESEL.

W sytuacji, gdy strona zobligowana przez organ podatkowy do dostarczenia tłumaczenia nie wywiąże się ze zobowiązania, urząd skarbowy sam wybiera tłumacza, a kosztami jego usług obciąża odpowiedzialnego za nie podatnika. Ponadto, jeśli nie przedstawi on uzasadnionych argumentów usprawiedliwiających jego postępowanie, może zostać na niego nałożona kara porządkowa w kwocie nawet 2 800 złotych.