Niektórzy przedsiębiorcy bez względu na wysokość obrotu nie unikną konieczności zainstalowania kasy fiskalnej. Decyduje o tym przynależność do konkretnej branży.

Rozporządzenie ministra finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. 2012, nr 0, poz. 1382) wymienia następujące grupy przedsiębiorców, którzy niezależnie od  wysokości obrotów od początku działalności zobligowani są do stosowania kas fiskalnych:

• Dostawcy gazu płynnego
• Dostawcy sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego
• Dostawcy wyrobów tytoniowych
• Świadczeniodawcy usług przewozów pasażerskich

W rozporządzeniu tym wyszczególnione zostały również rodzaje działalności, które zwolnione są z obowiązku prowadzenia ewidencji przy wykorzystaniu urządzeń fiskalnych. Są to:

• Usługi telekomunikacyjne
• Usługi finansowe
• Usługi prawne

Bez względu jednak na branżę, do której przynależy, przy przekroczeniu limitu (wynoszącego obecnie 20 000 zł) podatnik staje przed koniecznością zakupienia i zainstalowania kasy fiskalnej. Musi to zrobić w trakcie 2 miesięcy, które nastąpią po miesiącu, w którym przekroczony został limit obrotów. W odniesieniu do przedsiębiorców, którzy rozpoczynają działalność w 2013, lub 2014 roku, limit ów wyliczany jest proporcjonalnie do okresu, w którym wykonywana jest sprzedaż.

Podatnicy, którzy dokonują zakupu i instalacji kasy fiskalnej po raz pierwszy, mają prawo do skorzystania z ulgi przy jej zakupie. Kasa jednak musi spełniać normy narzucone przez ministerstwo finansów.

O planowanym rozpoczęciu ewidencjonowania obrotów przy użyciu kasy fiskalnej trzeba poinformować urząd skarbowy stosowny do lokalizacji, w której prowadzona jest działalność. Należy przy tym złożyć oświadczenie co do ilości wykorzystywanych kas i miejsca ich użytkowania.

Fiskalizacja kasy to następny etap w procedurze związanej z ewidencjonowaniem obrotów przy pomocy urządzenia rejestrującego. Jest dokonywana przez profesjonalny serwis i, co istotne – może być przeprowadzana tylko jeden raz. Polega ona na uaktywnieniu trybu fiskalnego pracy kasy, wprowadzany jest wówczas do pamięci urządzenia NIP podatnika. Nie można go już zmienić, toteż przed zatwierdzeniem, trzeba upewnić się, że jest on poprawny. Od momentu fiskalizacji przedsiębiorca ma 7 dni na jej zgłoszenie w Urzędzie Skarbowym, gdzie nadany zostanie numer ewidencyjny urządzenia. Trzeba go zapisać w książce kasy oraz zamieścić na obudowie samego urządzenia w taki sposób, by nie uległ zniszczeniu.

Ewidencjonowanie obrotów przy pomocy kasy fiskalnej wiąże się z koniecznością sporządzania dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych. Dobowe wykonuje się na zakończenie każdego dnia pracy, a miesięczne po zakończeniu kalendarzowego miesiąca – najpóźniej do 25 dnia kolejnego miesiąca.

Użytkowanie kasy fiskalne należy poddawać regularnym przeglądom technicznym, co najmniej raz na 2 lata.